Skupiny versus štítky při obnově Skupiny se obvykle obnovují jako samostatné seznamy, takže po importu zkontrolujte, zda existují a zda v nich nejsou duplicity. Častou chybou je importovat stejný soubor dvakrát; kontakty se sloučí, ale skupiny se mohou zdvojit a jejich názvy se rozliší koncovkou. Štítky se naopak chovají jako metadata a při sloučení kontaktů se mohou ztratit, pokud nová aplikace nepodporuje stejný systém značek. Před importem si proto poznamenejte, které štítky používáte, abyste po přenosu snadno poznali, co chybí.
Začněte tím, že sepíšete, odkud a kam se ve vaší organizaci data reálně přenášejí. Rozlište práci z kancelářské sítě, z domova, z mobilních zařízení a přístup ke vzdáleným systémům. Pro každý scénář určete, zda musí být provoz vždy šifrovaný tunelem, nebo stačí jen u rizikových sítí. Tento seznam je základem politiky, kterou pak promítnete do nastavení zařízení i do smluv s dodavateli.
Nejspolehlivější cestou je export do souboru a následný import. V aplikaci kontaktů zvolte export, ideálně do formátu, který uchovává i rozšířená pole. Běžný formát pro výměnu kontaktů sice přenese jméno, telefon a e-mail, ale skupiny a štítky v něm často skončí jako poznámka nebo se ztratí úplně. Pokud to aplikace nabízí, zvolte export, který zachovává kategorie, a teprve potom soubor přeneste do nového zařízení.
Na co si dát pozor: záloha běží na pozadí a telefon může optimalizace baterie ukončit. Řešením je povolit zálohovací aplikaci běh na pozadí a vyloučit ji z úsporných režimů. Další typická chyba je nastavení rutiny jen pro jedno zařízení – pokud máte telefon i tablet, ověřte, že příkaz funguje na obou, nebo rutinu vytvořte zvlášť. Pozor také na to, že hlasový asistent nespustí akci, pokud je displej uzamčený a zařízení to neumožňuje; v nastavení je potřeba povolit příkazy na uzamčené obrazovce.
Jak nahrát dokumenty dávkově a neztratit kontrolu Při větším počtu dokumentů se vyplatí nahrávat dávkově, ale po menších skupinách. Pokud se odešle celá složka najednou, může dojít k přerušení přenosu a je obtížné zjistit, které soubory chybí. Po každé dávce je nutné zkontrolovat stav nahrání a porovnat počet přijatých souborů s původním seznamem. U dokumentů, které mají zásadní význam pro SLO, je dobré nastavit kontrolní součet nebo ověření velikosti. Tím se vyloučí situace, kdy je soubor nahrán pouze částečně a přesto se tváří jako kompletní.
Závěrem platí, že přidávání dokumentů do SLO je rutinní činnost, která ale vyžaduje pozornost u formátu, metadat a kontroly stavu. Kdo tyto tři body podcení, bude řešit chybějící soubory nebo neplatná metadata později a složitěji. Naopak pečlivá příprava před nahráním a ověření po něm ušetří čas a zajistí, že dokumenty budou dostupné přesně tak, jak mají být.
Po nahrání je třeba ověřit, zda dokumenty skutečně vstoupily do sledování SLO. Nestačí, že jsou viditelné v seznamu. Rozhodující je stav, který systém přiřadí, a případné upozornění na nesoulad. Častou chybou je spoléhat na to, že nahrání proběhlo v pořádku, a nezkontrolovat stav po několika hodinách. Právě s odstupem se ukáže, zda dokument neporušuje pravidla dostupnosti nebo zda nebyl přesunut do karantény.
Systém pro ukládání a správu dokumentů na úrovni organizace často pracuje s pojmem SLO, tedy service level objective, který určuje, jak rychle a spolehlivě mají být dokumenty dostupné. Přidávání dokumentů do takového úložiště není jen otázka nahrání souboru. Rozhoduje o tom, zda se dokumenty vůbec dostanou do sledovaného stavu a zda budou splňovat požadavky na dostupnost. Prvním krokem je ověřit, jaký formát a velikost souborů systém přijímá. Některá úložiště odmítají soubory nad určitou velikost nebo vyžadují konkrétní příponu. Pokud se nahrání nezdaří, chyba často není v síti, ale právě v nepodporovaném typu souboru.
Další položkou jsou aktualizace operačního systému a aplikací. Stažené instalační balíčky zůstávají v systémové složce i po instalaci. Systém je obvykle sám uklidí, ale ne vždy. Pomůže nástroj pro vyčištění disku, který nabídne odstranění předchozích verzí aktualizací. Nepoužívejte ale agresivní čističe, které mažou registry nebo soubory, o kterých nic nevědí. Často způsobí víc škody než užitku a jejich „zrychlení” je mýtus.
Dalším krokem je nastavení metadat hromadně, nikoli po jednom. Většina systémů umožňuje označit více dokumentů najednou a přiřadit jim společnou kategorii, vlastníka a dobu uchování. Ruční úprava každého souboru zvlášť je pomalá a snadno vznikne chyba v podobě chybějícího pole. Pokud systém hromadnou úpravu nepodporuje, je lepší nahrávat po menších skupinách se stejnými parametry, aby se metadata nepletla.
